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如果會計在記賬時刪除了憑證，就會出現憑證號。號碼壞了怎么辦？最終的思路應該是避免刪券、留錯、改紅字。而會計一般都不愿意當紅字，不愿意留下自己做假賬的記錄。這就需要考慮怎么補破號了。思路是移植最后一條分錄，但是要注意一個問題，就是賬單時間不能提前于記賬時間。

一、為什么證號會斷？

相信大部分會計都遇到過月末憑證號破的情況。現在大部分企業都已經用財務軟件記賬了。系統記錄的會計憑證應該是連續的，其編號也應該是連續的。為什么代金券壞了？

根本原因是會計核算后，由于各種原因刪除了一些憑證。前一張憑證已經被刪除，財務軟件并沒有在功能上將后一張憑證的序號前移，也沒有意識到最新記錄的憑證可以補錄。

二、如何避免憑證斷號

如何避免遺漏憑證號？基本原則是不刪除憑證。要實現這一目標，一方面，會計人員需要提高自己的職業素養，更加努力地工作，避免出錯。另一方面，發生錯誤后，不要刪除憑證來掩蓋錯誤。憑單是錯誤的。我該怎么糾正？規范是用紅字做原分錄，抵消錯誤分錄的影響。

在實際工作中，大多數會計人員都不愿意使用紅字分錄來更正錯誤，尤其是當錯誤發生在當月時。有兩個原因：

第一，不想留下“前科”。一般公司的會計制度都會規定，會計人員在做紅字分錄時，要寫出錯誤原因，報財務領導簽字確認，這無異于要求會計人員把錯誤赤裸裸地暴露給領導，估計沒有會計愿意這么做。

第二，省事。比起做紅字分錄，直接刪除原錯誤憑證更方便。一方面，我們少做了一份文件，另一方面，我們省略了對領導的解釋。

這樣，券數破萬的現象就會客觀存在并長期存在。從技術層面如何解決？

三、憑證殘破數怎么填

最簡單的想法就是把憑證號一個一個重寫。問題是清理破號的時候，往往已經接近結賬了。如果憑證量大，重寫的工作量可能會非常大。比如一個月有2000張代金券，500號代金券被刪除了，也就是說所有的代金券都沒有了。501-2000應該更正。此外，還會導致打印的紙質憑證與軟件系統中的憑證不匹配，號碼不匹配。可以看出，憑證號都是人工一個一個修改，一個不嚴謹，一個沒必要。

真正可行的方法是什么？填在最后一個數字之前，意思是把證書盡量往前推進，填破的數字。但是，有一個細節需要注意。需要考慮“后號”業務發生的時間，以及憑證附件中記錄的時間是否在“截號”之前。如果在之前，會計邏輯經不起推敲，會給人一種會計核算時間超前于業務時間的印象。因此，在選擇憑證填斷號時，要考慮發票和原始憑證的時間影響。

如果后一種憑證不適合填斷號，還有一種可行的方法。盡量選擇沒有明顯時間因素的條目來填充破數。具體來說，可以用折舊計提、費用分攤、折舊計提、預提費用等分錄來填充分段數。這種分錄一般在月末結賬前入賬，以補殘破數，幾乎不會影響整個會計。

憑證殘破數雖然是個小問題，但有時卻反映了一個大問題。頻繁刪除憑證是會計基礎工作不太辛苦的表現。有時，它可能導致隨意篡改賬目和內部控制松懈。憑證殘破號的出現是不應該的，殘破號填得不好就更不合適了。

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